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Digitale Unterschrift im Arbeitsrecht

Apr 16, 2021   //   by tkorn   //   Arbeitsrecht  //  No Comments

Die Digitalisierung schreite voran, viele Mitarbeiter befinden sich aufgrund der COVID19-Restriktionen  im Home-Office, ein persönlicher Kontakt ist nicht möglich: für den Rechtsverkehr drängt sich die Nutzung der digitalen Unterschrift zur Verkürzung und Vereinfachung von Erklärungen und Verträgen als sachgerechter Weg nahezu auf. Aber Vorsicht: Gerade bei der Begründung und Durchführung von Arbeitsverhältnissen ist bei der Verwendung digitaler Unterschriften zumindest eine gewisse Achtsamkeit geboten. In einigen Fällen (z.B. befristete Arbeitsverträge § 14 IV TzBfG, ohne Einhaltung der Schriftform wird immer ein unbefristeter Arbeitsvertrag geschlossen!!!)  schreibt das Gesetz die Schriftform vor, die nur zum Teil mit einer sog. qualifizierten elektronischen Signatur ersetzt werden kann. Zum Teil ist die elektronische Form sogar gänzlich ausgeschlossen.

Grundsätzlich wird zwischen drei Arten der digitalen Signatur unterschieden:

  • (Einfache) elektronische Signatur,
  • Fortgeschrittene elektronische Signatur,
  • Qualifizierte elektronische Signatur.

Jede dieser drei Signaturen ist an verschiedene Voraussetzungen geknüpft, die verschiedenen Sicherheitsstufen entsprechen. Die Anforderungen, die an die jeweilige Signatur gestellt werden, ergeben sich aus der europäischen eIDAS Verordnung. Auf Grund ihres Charakters als Verordnung gilt sie ohne weitere Umsetzung des deutschen Gesetzgebers unmittelbar.

Nach der gesetzlichen Definition sind (einfache) elektronische Signaturen Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet (Art. 3 Nr. 10 eIDAS-VO). Dies kann bspw. bereits bei einer E-Mail Signatur oder einer eingescannten Unterschrift der Fall sein. Das von Ihnen beabsichtigte vorgehen entspricht dieser einfachen elektronischen Signatur.

Für die fortgeschrittene elektronische Signatur sind bereits deutlich gesteigerte Anforderungen zu erfüllen. Die zu erfüllenden Kernmerkmale sind, dass diese Signatur eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet werden kann und die Identifizierung des Unterzeichners ermöglicht wird (Art. 3 Nr. 11, 26 eIDAS-VO). Außerdem muss gewährleistet sein, dass nachträgliche Veränderungen erkannt werden können.

Bleibt letztlich noch die qualifizierte elektronische Signatur nach Art. 3 Nr. 12, 15, 23 eIDAS-VO. Um den Anforderungen an eine qualifizierte elektronische Signatur zu genügen, muss eine Signatur alle Merkmale der fortgeschrittenen Signatur aufweisen. Zusätzlich muss sie von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt worden sein und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruhen. Qualifizierte Zertifikate können wiederum nur von sog. Vertrauensdiensteanbietern ausgestellt werden, die den Antragsteller anhand geeigneter Mittel identifizieren. Sie können außerdem nur an natürliche Personen ausgestellt werden, nicht etwa an juristische Personen wie eine GmbH oder Aktiengesellschaft. Eine Liste der deutschen Vertrauensdiensteanbieter findet sich auf der Homepage der Bundesnetzagentur.

Schreibt das Gesetz die Schriftform – also die eigenhändige Unterschrift vor – kann diese allenfalls durch die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden. Denn nur die qualifizierte elektronische Signatur erfüllt die Anforderungen an die sog. elektronische Form nach § 126a BGB. Die elektronische Form ist wiederum als einzige Alternative zur Schriftform gesetzlich zulässig, wenn sich nicht aus den gesetzlichen Vorschriften etwas anderes ergibt.

Sofern ein Arbeitsvertrag überhaupt der Schriftform bedarf (vgl. z.B.  § 14 IV TzBfG), so kann die eigenhändige Unterschrift nur durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden. Voraussetzung dafür ist, dass der für den Abschluss des Vertrages bevollmächtigte Mitarbeiter über eine solche Signatur verfügt. Die qualifizierte elektronische Signatur kann nur eine Person bei einer sogenannten Vertrauensdiensteanbieter persönlich beantragen. Die  Vertrauensdiensteanbieter sind auf der Website der Bundesnetzagentur aufgeführt: Bundesnetzagentur – Signatur

Für die Einhaltung der Schriftform bei Verträgen durch eine „elektronische“ Unterschrift müssen die Parteien unter dem Dokument ihren Namen hinzufügen und jede Partei muss das Dokument anschließend mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versehen.

Ausgeschlossen ist eine Ersetzung der Schriftform durch eine elektronische Signatur bezogen auf den Bereich des Arbeitsrechts für die Kündigung eines Arbeitsvertrags. Nach § 623 BGB hat die Kündigung schriftlich zu erfolgen. Die elektronische Form ist dabei nach dem Gesetz ausgeschlossen (§ 623 2. HS BGB). Dies gilt auch für den Aufhebungsvertrag. Auch ein solcher kann nicht mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet werden.

Für den Bereich des Arbeitsrechts ist die digitale Unterschrift gegenwärtig nur in einigen Bereichen formal zulässig und zu empfehlen. Bei einer Vielzahl von Verträgen und Erklärungen (insbesondere bei so wichtigen Verträgen wie Befristungen und bei Kündigungen) ist dies jedoch gegenwärtig nicht der Fall.

Rechtsanwalt Dr. Thilo H. Korn LL.M.
Fachanwalt für Arbeitsrecht
Fachanwalt für Insolvenzrecht